Ο βασικός σκοπός του βιογραφικού σημειώματος, είναι η προσέλκυση της προσοχής του αποδέκτη και ο σχηματισμός θετικής εντύπωσης για το άτομο στο οποίο ανήκει το βιογραφικό. Ο άμεσος στόχος, είναι η πρόσκληση σε συνέντευξη.
Παρόλο που αρκετοί οργανισμοί σήμερα χρησιμοποιούν φόρμες αίτησης για τους υποψηφίους, το βιογραφικό σημείωμα αποτελεί ένα σημαντικό έγγραφο και παραμένει ευρύτατα διαδεδομένο κατά τη διαδικασία επιλογής προσωπικού.
Ένα καλογραμμένο και ευπαρουσίαστο βιογραφικό, σίγουρα δεν εξασφαλίζει μία θέση εργασίας, ωστόσο ένα μη καλογραμμένο και μη ευπαρουσίαστο βιογραφικό αρκεί για να μην επιλεγεί ένας υποψήφιος για συνέντευξη.
Ας δούμε συνοπτικά μερικά από τα πιο σημαντικά στοιχεία σε ένα βιογραφικό σημείωμα, τα οποία προκύπτουν μέσα από έρευνες:
Τι να συμπεριλάβω;
Τα τρία στοιχεία που είναι απαραίτητο να συμπεριληφθούν και έχουν επίδραση στο πώς αξιολογείται ο υποψήφιος είναι: η εργασιακή εμπειρία, οι σπουδές και οι δραστηριότητες / τα ενδιαφέροντα εκτός εργασίας.
Ωστόσο, το πόσο σημαντικό είναι το ένα σε σχέση με τα άλλα, μεταβάλλεται σε κάθε περίπτωση και εξαρτάται από διάφορους παράγοντες. Για παράδειγμα, σύμφωνα με έρευνα των Cole et. al (2004), οι εργοδότες φαίνεται να δίνουν περισσότερη έμφαση στην εργασιακή εμπειρία απ’ ό,τι στα ακαδημαϊκά προσόντα. Αυτό όμως φαίνεται να μην ισχύει για τα άτομα που αναζητούν την πρώτη τους θέση εργασίας που είναι συναφής με την ακαδημαϊκή τους εκπαίδευση, καθώς η πιθανή πρότερη εργασιακή εμπειρία αρκετών τέτοιων υποψηφίων μπορεί να μη σχετίζεται άμεσα με τις σπουδές τους. Οπότε, σε αυτήν την περίπτωση, δίδεται μεγαλύτερη έμφαση στις σπουδές καθώς και στις επιπλέον δραστηριότητες / ενδιαφέροντα.
Πώς να αποτυπώσω την εμπειρία και τις δεξιότητές μου;
Από τις υπάρχουσες έρευνες, διαφαίνεται η τάση να ζητούνται συγκεκριμένα παραδείγματα που να περιγράφουν συνοπτικά και να συνδέουν την εμπειρία, τα επιτεύγματα και τις δεξιότητες του υποψηφίου. Χειροπιαστά παραδείγματα συγκεκριμένων δεξιοτήτων και χαρακτηριστικών, φαίνεται να προωθούν τη θετική εικόνα του υποψήφιου καλύτερα (Waung et. al, 2017). Αντίθετα, λίστες με θετικά χαρακτηριστικά ή απλή αναφορά αυτών, όπως «κινητοποιημένος, άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, κλπ», δε φαίνεται να συμβάλλουν θετικά.
Πόσο σημαντική είναι η γραμματική και η ορθογραφία;
Θα ήταν, ίσως, περιττό να αναφερθεί ότι γραμματικά και ορθογραφικά λάθη δημιουργούν μια ξεκάθαρα αρνητική εικόνα, αφού ενδέχεται να δείχνουν ανεπαρκή προετοιμασία και έλλειψη βασικών δεξιοτήτων.
Σύμφωνα με στοιχεία από το Recruitment and Employment Commission στο Ηνωμένο Βασίλειο (https://www.rec.uk.com), που δημοσιεύτηκαν στην έγκυρη εφημερίδα The Guardian (Jones & Ashton, 2009), περίπου τα μισά από τα βιογραφικά, κυρίως από την ηλικιακή ομάδα 21-25, περιείχαν σημαντικά γραμματικά λάθη. Αυτό, συμφώνα με τις ίδιες πηγές, δίνει την εντύπωση ότι το πανεπιστημιακό πτυχίο δεν επαρκεί για τις απαιτήσεις της καθημερινής δουλειάς. Τα ορθογραφικά λάθη από την άλλη, φαίνεται να είναι μικρότερης κλίμακας, κυρίως λόγω της χρήσης του ορθογραφικού ελέγχου και διόρθωσης των προγραμμάτων επεξεργασίας κειμένου.
Πόσο μικρό ή μεγάλο σε έκταση πρέπει να είναι;
Υπάρχει πληθώρα πηγών που αναφέρονται στη δομή, στην εμφάνιση και στην έκταση του βιογραφικού σημειώματος. Ωστόσο, το ερευνητικό στοιχείο που μπορούμε να αναφέρουμε (Thomas et. al, 1999) είναι ότι τα μικρότερα σε έκταση βιογραφικά (1-2 σελίδες Α4) φαίνεται να λειτουργούν θετικότερα. Αυτό βέβαια εξαρτάται και από το προφίλ του εκάστοτε υποψηφίου. Για παράδειγμα, κάποιος που έχει πρόσφατα αποφοιτήσει από το πανεπιστήμιο αναμένεται να συντάξει ένα μικρότερης έκτασης βιογραφικό, σε σχέση με ένα υψηλόβαθμο στέλεχος με 20 χρόνια προϋπηρεσία, συνεχιζόμενη επιμόρφωση και επαγγελματική κατάρτιση.
Τι άλλο πρέπει να προσέξω;
Κάποια επιπρόσθετα σημαντικά σημεία είναι τα ακόλουθα:
- Εμφάνιση λιτή και επιμελημένη
- Πληρότητα και συντομία
- Συνοχή και σαφήνεια
Επίσης, θετική εικόνα φαίνεται να δημιουργούν τα βιογραφικά στα οποία διατυπώνεται ένας σαφής στόχος σταδιοδρομίας (career objective), σε αντίθεση με αυτά στα οποία αναφέρεται μία γενική δήλωση, όπως «αναζητώ ενδιαφέρουσα εργασία που να με κινητοποιεί, με προοπτικές εξέλιξης, σε μεγάλη εταιρεία».
Πώς να το αποστείλω;
Από έρευνα που διεξήχθη σε μεγάλες εταιρείες στις Ηνωμένες Πολιτείες (Schullery et. al, 2009), προέκυψε ότι η συντριπτική πλειοψηφία των συμμετεχόντων εταιρειών προτιμά το βιογραφικό σημείωμα να είναι συνημμένο και ότι οι περισσότερες από τις μισές επιθυμούν και συνοδευτική επιστολή (Cover Letter).
Το στοιχείο που προκύπτει από τις λιγοστές διαθέσιμες μελέτες για τη συνοδευτική επιστολή, είναι ότι προτιμάται να είναι μεγαλύτερη από το «Σας επισυνάπτω το βιογραφικό μου σημείωμα». Αυτό, οφείλεται στη θεώρηση ότι ο υποψήφιος που αφιερώνει χρόνο να συντάξει μία σωστή συνοδευτική επιστολή, είναι περισσότερο κινητοποιημένος και έχει μεγαλύτερη συναισθηματική εμπλοκή με την επικείμενη θέση εργασίας, και αυτό φαίνεται να οδηγεί σε περισσότερες προσκλήσεις για συνέντευξη.
Συμπερασματικά:
Τα "απολύτως σωστά και λάθος" αντικειμενικά στοιχεία για ένα βιογραφικό, είναι περιορισμένα και συγκεκριμένα.
Το βιογραφικό σημείωμα αποτελεί ένα προσωπικό έγγραφο. Υπάρχει πληθώρα επιλογών για το πώς κάποιος μπορεί να το δομήσει, τι να συμπεριλάβει, πού να δώσει έμφαση, πώς να εκφραστεί, ποιο σχέδιο να χρησιμοποιήσει. Σημαντικό στοιχείο αποτελεί το προσωπικό στυλ, το οποίο αντικατοπτρίζει την ιδιοσυγκρασία του περιγραφόμενου. Κάθε επιλογή αποτελεί μία προσωπική απόφαση, η οποία μεταφέρει ένα μήνυμα για το άτομο και για τον τρόπο με τον οποίο ανταποκρίνεται σε έναν ρόλο.
Η coaching προσέγγιση που εφαρμόζουμε σε κάθε μας συνεργασία, συμβάλλει αποτελεσματικά στο να μπορεί κάθε ενδιαφερόμενος να μελετά και να κάνει τις καταλληλότερες προσωπικές επιλογές, οι οποίες είναι πιθανότερο να τον οδηγήσουν στην επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας αναζήτησης εργασίας.
Συμβουλευτική Σταδιοδρομίας, Σύγχρονες Προσεγγίσεις και Εφαρμογές (Θεοδοσάκης, Δ., Γκατζιώνης, Σ., Κώτση, Κ., Εκδόσεις ΓΡΗΓΟΡΗ, 2021)